La parola “Distanza” richiama fortemente la condizione cui siamo forzatamente relegati ormai da un anno…ed è una delle principali parole che vorrei il 2021 indebolisse al massimo…

La “distanza” è stata ed è purtroppo ancora, così tanto protagonista delle nostre vite che mi sembra utile fare alcune riflessioni su questo tema.

Ma Distanza sociale o distanza fisica?

Si è molto dibattuto sull’utilizzo di questi termini: “Distanza fisica sì, distanza sociale no: combattere il virus rafforzando le relazioni.”, era questo il titolo di un articolo che ricordo di aver letto qualche mese fa su un quotidiano.

“Il virus è abile nel saltare da una persona all’altra ma non ha potere sui legami, sulle relazioni, sulla possibilità di trovarci e sostenerci a vicenda. Anche da questo dobbiamo proteggerci per non rischiare invece di allentare i rapporti, di rinforzare diffidenza e solitudine.”

Continuava cosi l’articolo citato.

La distanza non cambia le relazioni, non le indebolisce.

Non sono d’accordo. Sicuramente le cambia, eccome. E questo innanzitutto perché siamo noi che in qualche modo “cambiamo” nello stare distanti.

Le ricerche di psicologia hanno scoperto che durante un periodo di distacco sociale, quarantena o isolamento, si possono sperimentare stati di ansia e paura (e qui non stiamo considerando la pandemia). Alcune persone possono avere difficoltà a dormire o concentrarsi nelle attività quotidiane. Periodi prolungati di tempo trascorsi a casa possono anche causare sensazioni di noia e solitudine ma anche di rabbia, frustrazione e irritabilità.

È stata la stessa Organizzazione Mondiale della Sanità a raccomandare ufficialmente l’uso dell’espressione distanziamento fisico al posto di distanziamento sociale per sottolineare l’importanza del contatto tra le persone per il benessere psicologico.

La “distanza” intesa come condizione opposta alla natura sociale dell’essere umano, porta a galla i nodi sopiti della nostra natura, ci obbliga a fermarci e “riattrezzarci” per far fonte al nuovo quotidiano.

Lasciando il tema psicologico più stretto, è evidente che, in una situazione in cui le interazioni faccia a faccia sono limitate e dobbiamo tutti mantenere la Distanza, il Digitale diventa il mezzo eletto a mantenere vive e attive le relazioni sociali di tutti i tipi.

L’impatto sulle Organizzazioni

Le aziende di tutto il mondo stanno dicendo al personale di lavorare da casa nel tentativo di arginare la diffusione del covid-19. Un tale lavoro a distanza su larga scala è senza precedenti e lascerà un’impronta duratura se non indelebile nel modo in cui le persone vivono e lavorano.

La gestione di persone geograficamente disperse, pone nuove sfide ai Team Leader perché richiede di essere in grado di comunicare in modo efficace e di gestire le relazioni interpersonali in una modalità virtuale.

Ciò auspica una maggiore comprensione delle dinamiche del Team.

Diventa importante interrogarsi (ancora più di prima) su come creare una cultura di squadra virtuale, cosa funziona meglio e cosa è invece più dannoso quando si gestisce il Team a distanza.

Sono tanti i Manager che in questi mesi mi hanno riferito di trovarsi in seria difficoltà su questo aspetto.

Se già prima della pandemia, la sfida di gestire il Team era fortemente sentita, oggi questa sfida si è trasformata quasi in un “nemico” che si tende più a “fuggire” che affrontare.

Si teme di non essere in possesso delle “armi” più adatte, si è consapevoli che quelle che si avevano prima sono ormai spuntate e comunque non consentono di ottenere gli stessi risultati. Ne servono di nuove, più efficaci nel nuovo contesto e più aderente alla nuova dinamica di lavoro.

La gestione delle persone è infatti uno degli strumenti più difficili del lavoro a distanza. Anche perché ognuno risponderà in modo diverso al cambiamento culturale e alle sfide poste dallo smartworking.

Sul fronte personale i dipendenti hanno avuto difficoltà a gestire l’insegnamento a casa dei bambini tramite videoconferenza coordinandosi con i colleghi a distanza. A livello aziendale molti ritengono che la produttività si riduca rapidamente se non viene gestita in modo adeguato.

Come si fa a mantenere i dipendenti concentrati e coinvolti “a distanza”?

Fatto bene, il lavoro a distanza può aumentare la produttività e il morale, fatto male può generare inefficienza, danneggiare i rapporti di lavoro ed è motivare i dipendenti.

Nei team aziendali che lavorano a distanza può nascere rapidamente confusione e mancanza di chiarezza. L’isolamento porta l’incertezza su con chi parlare di questioni specifiche specifiche è come quando affrontarle con conseguenti rallentamenti e ritardi.

Chiarezza nella Comunicazione

Sicuramente la scarsa o inefficace comunicazione è uno dei motivi principali per cui gli uffici in remoto non sono produttivi. Fornire chiarezza sulle decisioni da prendere su quelle che possono essere affrontate a livello di squadra aiuta a progredire.

Una good practice può essere quella di creare dei piccoli team interfunzionali con obiettivi chiari e uno scopo comune, questa modalità consentirà di mantenere tutti i membri del team allineati sullo stesso “binario strategico”.

Un’altra chiave sta nella creazione di molteplici canali di comunicazione. Lo sviluppo di vari modi di interagire garantirà che i manager stiano collaborando in modo efficace con tutti i membri del loro team. Si tratta di una sfida da superare e anche di un’opportunità per sviluppare il proprio team.

Essenziale promuovere una cultura dei risultati che dia forza e renda i team responsabili nel raggiungimento degli obiettivi incoraggiando al tempo stesso una comunicazione aperta onesta e produttiva.

Empatia e Sicurezza Psicologica

C’è un altro elemento da considerare e cioè che, mentre le aziende passano alla nuova normalità è importante riconoscere che alcuni dipendenti possono trovarsi ad affrontare altre pressioni a casa, tra cui la cura dei figli quando le scuole sono chiuse portando a sentimenti di isolamento e insicurezza.

I Leader aziendali devono rispettare E rispondere a queste ulteriori esigenze.

L’empatia è uno strumento cruciale in questo caso perché offre un ulteriore modo per “connettersi” e promuovere l’inclusione creando un senso di comunità in un vuoto di interazione fisica.

Aumentare le interazioni sociali all’interno del team in particolare attraverso incontri individuali protegge dai sentimenti di isolamento e demoralizzazione e crea lo spazio per le persone per parlare condividere i propri pensieri.

Creare un senso di sicurezza psicologica per i propri colleghi  offrendo una prospettiva nei momenti di sfida e allineando il Team a ciò che sta succedendo.

Un approccio simile è importante anche quando si ha a che fare con clienti fornendo loro una preziosa stabilità e consentendoli di navigare in acque sconosciute ma con fiducia.

Dare ai dipendenti lo spazio per svolgere attività personali o sociali, fornire una chiara immagine di controllo e assegnare i compiti significativi può anche stimolare la motivazione.

Connettersi a livello personale e infondere empatia all’interno della cultura è doppiamente importante quando si lavora a distanza.

La Sfida per i Leader

In sintesi, per i manager la sfida è quella di guidare, ispirare e dirigere il proprio Team nel corso del lavoro quotidiano pur essendo fisicamente lontani.

Gli Executive sono chiamati oggi più che mai a dare energia a tutta l’azienda definendo una direzione chiara e comunicandola in modo efficace. Offrire una visione forte e realistica può avere un potente effetto sulla motivazione in tutta l’Organizzazione soprattutto se dispersa geograficamente.